#1、不断增加的申请被拒，都源于同一个「小问题」
最近，美国公民及移民服务局（简称 USCIS）增加的拒签案例，让移民律师、申请人和受益人都注意到一个问题：很多拒签都是因为「签名不合格」。这些拒签大多集中在对「签名副本」的不同理解上。
USCIS 目前认为，所谓的「签名副本」是指申请人亲笔在一份表格上签名后，再通过扫描、传真、电子邮件或其他电子方式复制出来的副本。然而，许多人以为，只要是申请人亲笔签了名，再把这个签名「数字贴」到表格上，也算作「签名副本」。这就产生了一个问题：申请人是必须亲笔在表格上签名，还是可以先亲笔签名，然后再以数字方式「贴」到表格上？
USCIS 最近的做法让这个问题变得更复杂。他们似乎不再允许申请人在待审理的案件中，纠正所谓的「不合格」签名。尽管 USCIS 会在补件通知（Request for Evidence，简称 RFE）或拒绝意向通知（Notice of Intent to Deny，简称 NOID）中告知申请人签名有问题，但他们看起来已经不再让申请人有机会去纠正这个错误了。
#2、USCIS 以前的做法是怎么样的？
USCIS 过去一直以来的政策和惯例，是允许申请人在待审理的申请中，如果 USCIS 提出签名有问题，可以提交带有「原始签名」的新页面。
如果一份申请在收件处就被发现签名遗漏或不合格，USCIS 会直接「拒收」。但如果是在审理过程中发现签名有问题，USCIS 之前都会允许申请人提交带有新签名的新页面。这种做法也体现了对申请人的人性化考量，毕竟比起在收件处就及时被退回的申请，一份在审理中被拒的申请影响要大得多。
#3、解决这个问题的办法很简单：恢复旧政策
要解决拒签数量激增的问题，办法其实很简单：USCIS 应该恢复其长期以来的政策，允许申请人纠正有缺陷的签名。这样做既考虑到可能存在的人为失误，也承认了当前签名要求本身就存在不明确的地方。
恢复旧政策，能确保那些本来合格的案子，不会仅仅因为技术错误、意见分歧或对签名要求不了解而被拒。恢复这种「纠错」机会，是一种合理且公平的做法。考虑到现在申请审理时间很长，可能有成千上万份待审理的申请，都面临着因为签名技术问题而被拒的风险。有些申请提交时，USCIS 还允许申请人通过 RFE 或 NOID 来纠正签名，但现在却可能根据一套新的、毫不通融的政策来裁决。
恢复这个长期以来的「纠错」政策，不仅能促进申请人和受益人的公平，还能提高 USCIS 的效率，避免他们把时间花在重复提交的申请上，也能帮助他们避免因拒签给申请人造成不可弥补的伤害而导致的潜在诉讼。
#4、因技术问题被拒签的严重后果
USCIS 的规定指出，如果申请没有「有效签名」，USCIS 将会拒收。当 USCIS 在收件处拒收一份申请时，通常会在几周内完成，并且会退还所有申请费。然而，有时候 USCIS 接受了申请，却在审理过程中对签名提出质疑，这时可能距离提交申请已经过去几个月甚至几年了。如果在审理过程中被拒签，USCIS 不会退还申请费。除了损失申请费之外，拒签还会给申请人和受益人带来严重影响。
虽然有些案子可以重新提交，但会产生额外的申请费，而且有些情况是无法通过重新提交来补救的。比如，一份 H-1B 签证的申请，如果在抽签中被选中后，在有限的 3 个月提交期过后被拒，那申请人就失去了本财政年度申请 H-1B 的机会，如果第二年没有抽中，可能需要等待更长时间。同样，对于移民申请，其优先日期取决于向 USCIS 提交申请的日期，如果申请被拒，申请人可能需要重新排队，这会使绿卡申请多等待好几年。考虑到 I-140 申请的审理时间超过一年，I-130 申请更是长达数年，不得不「重新开始」等待对申请人来说影响巨大。拒签还可能影响外国人的合法身份、工作许可，或者导致子女因年龄超限而无法被包括在永久居留申请中。
鉴于移民申请事关重大，USCIS 应该允许申请人纠正其签名缺陷。在经过数月或数年的审理后，因为技术问题被拒签会造成巨大伤害；USCIS 因为技术原因拒签，然后再去审理申请人的重新提交或上诉，这对任何人都没有好处。
#5、什么是「不合格」签名？
尽管 USCIS 可能认为多种签名方式都属于不合格，但目前最值得关注的，似乎是申请人亲笔签名后，以数字方式「贴」到表格上，而不是直接在表格上亲笔签名的那种签名。
这种签名方式——先亲笔签名，再贴到表格上——被一些申请人所使用，因为 USCIS 对电子提交和电子签名（比如 DocuSign®）有严格限制，导致签署文件成为一项繁琐的工作。随着远程工作的兴起，一些申请人可能家里没有打印机和扫描仪，特别是当他们的工作内容完全是数字化的，雇主也不提供相关设备时。为了签署一份 USCIS 表格，申请人可能不得不去公司办公室（如果离得近的话），或者去图书馆等公共场所，把表格打印出来、签名，然后再扫描或邮寄给律师进行提交。为了简化这个流程，一些远程办公的申请人选择亲笔签名，将其保存为电子版，在确认表格内容无误后，再把签名「贴」到表格上。这样一来，申请人就可以把表格通过电子邮件发给律师，无需打印机和扫描仪。
USCIS 似乎把这种亲笔签名后以数字方式「应用」到表格上的签名，视为「电子签名」或「通过打字机、文字处理器、印章、自动笔或类似设备生成的签名」。然而，通常意义上的电子签名，是指通过软件嵌入，申请人通过电子方式同意（点击「同意」或输入姓名），而不是将亲笔签名以电子方式「贴」到表格上。同样，通常意义上通过「打字机、文字处理器或印章」生成的签名，是模仿笔迹的签名：它不是亲笔笔迹的「复制品」，而是亲笔签名的「替代品」。通过打字机、文字处理器或印章「生成」的签名，是通过选择字体创建的；它们的目的不是复制亲笔签名，甚至不一定与申请人的实际签名相似。而通过自动笔（也称「机器人笔」）或类似设备「生成」的签名，则是通过「机器人和计算机软件」，在「无人为干预下复制签名」。
相比之下，目前 USCIS 拒签案例中涉及的签名，是真正的亲笔签名。律师和申请人对 USCIS 要求的「亲笔签名」的理解是，这个签名看起来和申请人平时签的名字是一样的。 《布莱克法律词典》（Black’s Law Dictionary）将「签署」（sign）定义为「将自己的名字『附』在一份书面文件上，以证明其真实性，或使其作为自己的行为生效」（重点是「附」）。申请人亲笔签名并将其「贴」在 USCIS 表格上，符合签名的目的：验证签名者的身份以及他们对文件的同意。
#6、USCIS 的实际做法和政策并不总是一致
需要明确的是，USCIS 关于签名的政策和实践并非一成不变。
这种不明确和不一致，导致公众感到困惑，也容易因为人为失误而受到影响。尤其是一个申请提交时可能遵循一种政策，但在多年后审理时，却要根据另一种不同的政策来判断。
USCIS 监管机构的规定是主要的权威文件。该规定于 2003 年进行过修订，为电子提交做准备。关于签名的规定指出：「向 USCIS 提交的『福利申请』（benefit request）的可接受签名，『要么是亲笔签名』，『要么』对于表格说明允许的『电子提交的福利申请』，可以采用『电子格式』。」
十三年后，USCIS 发布了第一份「关于法规中签名要求的正式书面指南」。该指南针对纸质提交的文件：(1) 解释了谁可以代表公司或其他法律实体签署；(2) 澄清了签名不一定需要清晰、英文或草写；(3) 确认「法规没有要求申请人提交『原始』或『湿墨』签名」，并申明「即使原始签名被影印、扫描、传真或类似方式复制，签名也仍然有效。」
重要的是，该指南还正式确定了所谓的「纠错政策」（cure policy），区分了因签名遗漏或有缺陷而在收件处被「拒收」的申请，以及在审理过程中被发现签名有缺陷的申请。该指南规定，如果申请被接受审理，但后来被认定签名有缺陷，USCIS 可以通过补件通知（RFE）或面试要求申请人重新签名。原文是这样写的：
「如果 USCIS 认定申请上的必要签名无效，该申请将被视为未签名，根据 8 CFR § 103.2(a)(7)，USCIS 将拒收该申请并将其退还给负责方。如果一份申请已被接受审理，并被认定签名有缺陷，或者 USCIS 有理由质疑签名的有效性，或者需要更多信息来确认该个人有权代表个人、公司或其他法律实体行事，USCIS 可以通过补件通知（RFE）或其他类型的通知，或在任何面试时，要求该个人签署申请，和/或验证他或她是否有权代表个人、公司或其他法律实体签署文件 [重点突出]。」
USCIS 一直遵循这一纠错政策，这也是律师和申请人所依赖的，尤其是因为 USCIS 有时要求的签名方式，与法规和他们自己的指南相悖。例如，尽管 USCIS 承认法规不要求「原始签名」，但他们通常仍然要求某些类型的申请必须有原始签名。当美国移民律师协会（AILA）就这一不一致性向 USCIS 提出质疑时——尽管法规没有要求原始签名，USCIS 却在收件处因为缺少原始签名而拒收申请——USCIS 回应说，除非表格说明另有规定，否则政策中对法规的确认是有效的。
大约五年前，在 Covid-19 大流行期间，USCIS 停止了对任何申请的原始签名要求，从而始终遵循了法规，而不是根据表格类型有所不同。因此，USCIS 允许在「所有福利表格」上使用「复制的原始签名」，包括那些表格说明「要求」湿墨签名的表格。两年多后，USCIS 将「复制签名」的灵活性永久化，适用于所有表格。此后不久，USCIS 在没有太多宣传的情况下，似乎更新了《USCIS 政策手册》（USCIS Policy Manual）中关于有效签名的部分。当前的政策手册规定，如果一个案子因签名有缺陷而在提交时被拒收，「USCIS 不提供纠正（或补救）签名缺陷的机会。」此外，「如果 USCIS 接受了一份申请进行审理，但后来确定签名有缺陷，USCIS 将拒绝该申请」，尽管 USCIS 可能会发布补件通知（RFE）或拒绝意向通知（NOID），以确定签名是否可接受。
最近拒签的问题在于 USCIS 对什么是「不合格」签名的看法，以及不给予纠正机会。尽管申请人确认签名是他们本人的，并且他们同意申请上的信息，但仍旧被拒签。
#7、为什么需要纠正签名缺陷的机会？
尽管签名问题导致了更多的补件通知（RFE）和拒绝意向通知（NOID），但真正的问题是新的「不给予纠正签名缺陷的机会」的政策。因签名有效性而导致的 USCIS 拒签数量有所增加，其中还包括向行政上诉办公室（Administrative Appeals Office）提出的上诉。上诉数量的增加——考虑到大多数申请人选择重新提交而非挑战拒签——凸显了「亲笔签名」概念的不明确，以及 USCIS 取消纠正签名缺陷政策所带来的负面影响。
新的不给予「纠正（或补救）签名缺陷机会」的政策和做法存在几个问题。
首先，USCIS 在审理过程中不允许纠正签名缺陷的新做法是不公平的。USCIS 将「不予纠正」的范围扩大得太广。不给予纠正签名缺陷的机会，应该只适用于在收件处被拒收并退还给申请人且退回申请费的申请。相反，当 USCIS 接受一份申请进行审理时，就应该提供纠正不可接受签名的机会。USCIS 的法规规定，如果申请没有有效签名，USCIS 将拒收。虽然这条规定可以被看作是给申请人的通知，而不是 USCIS 的义务，但它凸显了 USCIS 接受一份申请，但在数月或数年后认定签名有缺陷，却又不给予纠正机会所带来的不公平。例如，H-1B 职业签证每年有配额，申请期有限，现在截止日期已过，就没有机会重新提交了。拒签还可能带来其他后果：失去合法移民身份、失去工作许可、失去永久居留的申请日期（这可能使绿卡申请推迟数年），并影响子女是否能被包括在永久居留申请中。
其次，USCIS 在审理过程中不让申请人纠正签名缺陷的政策，与之前长期存在的政策不一致。公众没有得到足够的通知，了解这个明显的政策或做法变化。在 2016 年的 USCIS 政策备忘录中，USCIS 明确表示，如果一份申请「已被接受审理，并被认定签名有缺陷」，USCIS 可能会要求该个人「签署申请」。这个政策已经实施了近十年。
第三，USCIS 在审理过程中不让申请人纠正签名缺陷的做法，与之前 USCIS 的实际操作不一致。USCIS 长期以来不仅在政策上允许在审理阶段进行纠正，在实际操作中也是如此。例如，内布拉斯加州服务中心（Nebraska Service Center）在 2021 年的一份 I-140 移民申请中，发出了一份补件通知（RFE），上面写着：「请提供原始页面的副本，或者创建替换页面并附上原始签名 [重点突出]。」在申请人提交了重新签署的表格后，该申请获得批准。同样，德克萨斯州服务中心（Texas Service Center）在 2022 年的一份 I-140 移民申请中，也发出了一份补件通知（RFE），上面写着：「申请人的签名显示『由 Docusigned 签署』，表明该签名是电子签名……因此，请提交申请人的原始签名在 I-140 表格的副本上。」在申请人提交了重新签署的表格后，该申请获得批准。
第四，USCIS 不让申请人纠正签名缺陷的做法，未能考虑到 USCIS 在签名问题上的立场，比法院和其他移民机构更严格。在其他法律领域的法庭案件中，已经认可了各种类型的签名，包括电子签名和签名印章。此外，其他联邦移民机构也接受各种形式的亲笔签名和电子签名。例如，移民审查执行办公室（Executive Office of Immigration Review，简称 EOIR）允许所有提交给移民法庭或移民上诉委员会（BIA）的文件使用亲笔、数字和电子签名，无论文件是通过邮件、亲自或电子方式提交。EOIR 的政策备忘录指出，签名可以是「签名者亲笔签名的复制品」。
同样，美国移民及海关执法局（U.S. Immigration and Customs Enforcement，简称 ICE）也接受 I-20 表格和 I-983 表格上的亲笔或电子签名，包括数字复制的亲笔签名。ICE 的政策指南指出，「数字复制的副本可以是实体签名的扫描图像。」
事实上，就连 USCIS 自己也允许雇主填写并「电子签名」I-9 表格。在这种情况下，电子签名并不限于通过 USCIS 网站在线提交，USCIS 允许雇主创建自己的 I-9 表格副本，并使用任何想要的「电子」签名样式进行签名。I-9 表格是雇主必须保留的 USCIS 表格，就像提交给 USCIS 的其他表格一样。USCIS 针对自己不同类型的表格有不同的签名标准，这一点令人费解。
移民机构之间存在的不同标准，加上法规的字面意思只要求「亲笔签名」，都支持 USCIS 应该允许申请人有机会纠正签名缺陷。
USCIS 甚至不需要修改现有的《USCIS 政策手册》，就可以恢复「纠错」政策。尽管当前版本的《USCIS 政策手册》写着「USCIS 不提供纠正（或补救）签名缺陷的机会」，但这句话紧跟在 USCIS 会在提交时拒收签名有缺陷的申请这句话后面。而接下来的一段话，讨论了在审理过程中发现签名有缺陷的情况，可以理解为：如果在回应补件通知（RFE）后，申请人未能通过新签署的表格纠正缺陷，USCIS 才会拒签。换句话说，当前的政策手册可以被解读为，如果申请人没有用新签署的表格纠正签名缺陷，或者新签署的表格仍然存在问题（比如申请人没有代表公司的签署权），那么 USCIS 就可以拒签。
即使《USCIS 政策手册》明确表示在审理过程中不能纠正签名，USCIS 仍然可以允许纠正。需要注意的是，《USCIS 政策手册》不具有强制性；尽管它是 USCIS 官员的指南，但「它并不能剥夺他们在做出裁决决定时的自由裁量权。」
#8、结论
无论 USCIS 如何做——是通过明确修改《政策手册》还是采取更非正式的方式——他们都需要恢复之前允许纠正签名缺陷的政策和做法。当 USCIS 发出补件通知（RFE）或拒绝意向通知（NOID）时，他们应该允许申请人纠正签名缺陷，具体做法是：(1) 由申请人提供一份声明，确认他们有权签署申请，最初提交表格上的签名是他们本人的，无论使用何种方式，他们都打算签署该表格并同意表格及支持文件中的信息；(2) 提供一个替换页面，上面要么是亲笔用墨水签署的（「湿墨」）签名，要么是直接在 USCIS 表格上亲笔签名的复印件。
我们理解 USCIS 希望维护移民福利制度的完整性。然而，仅仅因为某种签名方式「可能」容易被伪造，就因此拒绝这种方式，是站不住脚的。正如 EOIR 所指出的，「任何类型的签名——湿墨、数字或电子——都可能因其『真实性』而受到质疑」。一位作者曾提到：「纵观人类历史，人们一直相信亲笔签名和其他物理标记，但与此同时，它们也总是容易被伪造。」
USCIS 不应该为了技术细节，而牺牲实体资格。USCIS 应该牢记签名的目的：验证签名者的「身份」和「同意」。签名的三个要素——身份、方式和同意——USCIS 似乎过分关注「方式」，而忽略了签名者的意图和同意。核心问题应该是，这个签名是否真的来自于其所代表的人，以及这个人是否理解并同意文件中的内容。
公众相信 USCIS 监管中「亲笔签名」的要求，并认为其目的是为了让签名与一个人平时签名的样子一致。
总而言之，移民法——包括在美国生活和工作的权利——不应该因为签名方式这个技术问题，而让申请的命运悬而未决，尤其是当签名者的意图明确且可验证时。当申请人不否认最初提交的申请是他们本人的签名，并且他们同意申请内容时，USCIS 应该允许申请人纠正所谓的签名缺陷。