2023 年 3 月 8 日，中国驻荷兰大使谈践代表中方，正式向取消公文书认证的海牙公约的保管机构——荷兰外交部递交了《取消外国公文书认证要求的公约》加入书，这标志着中国正式加入该公约。 2023 年 11 月上旬，正式在中国实施该公约。这是中国文书领事认证领域的一个重要的里程碑，标志着中国更进一步的融入世界主流。目前世界上大部分国家和地区都是该公约的成员国，中国的加入将会进一步促进该公约在全球的发展。
《取消外国公文书认证要求的公约》简介
1961 年 10 月 5 日，海牙国际私法会议在第九届会议上通过了《公约》草案，并于 1965 年 1 月 24 日正式生效。主要包括 「取消」 和 「附加」 两个核心内容：
- 取消领事认证，规定缔约国应对属于本公约适用范围内的公文书免予认证；
- 使用附加证明书（Apostille）。文书来源国主管机关签发附加证明书，以证明文书签署人履职行为的身份、签字及相关印鉴的真实性。
它用简便的一步式证明手续取代了传统认证链，在保持发挥领事认证同样效力的情况下，大大简化了办证程序，降低了办证费用。文书加贴附加证明书后（就是做了 Apostille 后），无需其他认证手续即可在《公约》成员之间流转。
《公约》是海牙国际私法会议框架下适用范围最广、缔约成员最多的重要国际条约。目前，共有 125 个成员国，包括欧盟各国、俄罗斯、美国、日本、韩国、澳大利亚等国家以及大多数 「一带一路」 建设参与国。
加入《公约》前的认证手续
中国大陆在加入《公约》前，国外出具的文书要在国内使用需要 「认证」，中国的文书出国使用也需要 「认证」 。整个过程时间成本和费用成本很高。
具体来说，就是对于国外出具的、拟送至中国内地使用的文书，需在当地办理公证认证后，再到中国驻外使领馆办理领事认证（三级认证）。以美国出生证来说，加入《公约》前，需要在领事馆、大使馆做三级认证，才能在国内使用。
相应地，中国内地出具的有关公文书在送往国外使用前，需先在中国外交部领事司或其委托的地方人民政府外事办公室办理领事认证，再交由文书使用目的国驻华使领馆进行领事认证。
加入《公约》后，出生证认证程序将简化
海牙认证仅限于文书使用的双方必须都是海牙成员国，只要一方不属于，则海牙认证不适用，必须办理领事认证。
香港和澳门已分别于 1965 年和 1969 年成为了海牙认证公约成员。中国内地在 2023 年 11 月正式成为《公约》成员国后，不论是国外的文书拿回国外使用，还是国内的文书送往国外使用，都只需要办理简单的海牙认证手续即可。
办理美国出生证认证，因为出生证是州政府出具的文书，可直接在州务卿办公室做海牙认证（Apostille，不再是 Authentication），具体手续可搜索 「州名 + Secretary of State + Apostille」；联邦政府部门或联邦法院出具的文书，需在美国国务院办理海牙认证（Apostille，不再是 Authentication）。
其他非州政府、非联邦政府出具的文书，则多一个步骤，需要先由当地公证员（Notary Public）公证，再前往州务卿办公室做 Apostille 。部分州（Alabama, Georgia, Kentucky, Tennessee, Maryland, New York）要求先向县书记员或法院书记员（County Clerk 或 Court Clerk）申请认证，再前往州务卿办公室进行 Apostille 认证。
海牙认证程序
| 文书 | 认证程序 |
|---|---|
| 州政府出具的文书 | 获取正本/核证副本 -> 州务卿认证 |
| 联邦政府出具的文书 | 获取正本/核证副本 -> 国务院认证 |
| 其他文书 | 当地公证员公证 -> 州务卿认证 或 县书记员或法院书记员公证 -> 州务卿认证 |
海牙认证本身和大使馆认证、领事馆认证同属于国际认证，但在国际认证方面却更为简单，所需时间更短，价格也更加便宜。需要注意的是，海牙认证并不证明文件的内容本身，仅通过验证签名的真实性和签署文件机构的资质来证明外国的公文是否有效。
常见问题
Apostille 是 1961 年海牙公约规定的一种认证形式，美国于 1981 年成为签署国之一，香港和澳门已分别于 1965 年和 1969 年加入，中国大陆则在 2023 年 11 月加入。海牙认证是一种带有编号字段的表格，使得接收国可以理解发行国的数据，而不受其官方语言的影响。
海牙认证的目的是 「废除对外国公共文件进行外交或领事认证的要求」 。经过海牙认证的文书证明了签名的真实性，签署文件人员所担任职务，并确定文件上带有印章/图章。
《公约》对附加证明书的形式有严格的要求，其中 10 个要素不可或缺（见下图）。为便利公文书在国外使用，附加证明书一般使用包括英、法文及本国语言在内的两种或三种语言的范本，以增加其接受度。
海牙认证仅限于文书使用的双方必须都是海牙成员国，只要一方不属于，则海牙认证不适用，必须办理领事认证。
每个签署国可以指定其辖区内可颁发海牙认证的机构。美国任命各州的国务卿（或相应职位）为该机构。联邦政府发布文件所需的海牙认证应由联邦法院文员签署。
首先你需要确保每份文件都是原件而不是复印件。当复印件可以接受时，则应首先进行公证。然后，你必须将文件和申请表提交给州务卿或国务院办公室。 各州的州务卿办公室海牙认证部门可搜索 「州名 + Secretary of State + Apostille」，国务院海牙认证部门在这里。
当地出具的文件、或州政府签发的文书应该向该州的州务卿办公室申请认证。经过州务卿认证的文件不需要美国国务院额外认证。比如：
– 出生证明；
– 死亡证明：
– 结婚、离婚证明；
– 驾照；
– 文凭；
– 商业文件、证书、授权书。
从联邦政府获得的联邦文件必须由华盛顿特区的美国国务院进行认证，比如：
– 美国护照；
– FBI 背景调查；
– 社会安全卡；
– IRS 税单。
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