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英文求职信 Cover Letter 写作格式指南:12 个关键要点

求职信(cover letter)通常是一页文档,主要用来突出既往资历。在申请工作时,它一般会附在简历上,通常包括至少三个部分:申请这个职位的原因,专业背景,自己符合这个职位的独特资格。有的雇主要求必须提供;有些则是可选。以下是求职信格式的详细介绍和建议。

日期和联系信息

求职信上可以按两种方式列出联系信息,具体取决于您提交的是电子版还是纸质版。

如果是电子版,需包括城市和州、电话号码以及电子邮箱:

Date
Your name
City, state
Phone number
Email address

虽然不多见,但雇主也可能要求提交纸质版求职信。在这种情况下,信件的左上角应包括以下信息:

Date
Your name
Your address
Your city, state, ZIP code
Your phone number
Your email address

Hiring manager’s name
Company name
Company address
Company city, state, ZIP code

称呼 / 问候语

求职信开头,要用称呼招聘经理的方式。尽可能找出招聘经理的姓名。重新阅读工作描述,或查看公司网站以确认姓名。避免使用「Mr.」、「Mrs.」或「Ms.」,而应直接使用招聘经理的名和姓。

如果找不到招聘经理的姓名,可以使用「Dear Hiring Manager」。避免使用「Dear Sir/Madam」or「To Whom It May Concern」,这些问候语已经过时了。

开头段落

开头段落是吸引招聘经理注意、介绍自己并向潜在雇主表达就职意愿的关键。在这里,您应说明对工作和公司的兴趣,以及这份工作如何符合您的职业目标。使用工作描述中的关键词,并将您的技能与雇主的需求相匹配。

如果您是通过与招聘经理相识的人或公司内部员工推荐的,您也可以在开头段落提及这一点。

中间段落

在求职信的中间部分,重点描述与申请职位最相关的经验,用 1-2 个段落详细阐述具体资质和技能,使自己成为理想的候选人。展示过去的成就以及这些经历如何使您更好地适合这个职位。这几段话是您向雇主展示自己的绝佳机会,务必把握好。

要留意的是,避免仅仅重述或叙述简历的内容,这样做并没有增加任何新信息,只会浪费空间。

与其叙述简历,不如专注于 2-3 个关键的职业成就或经历,这些应该与职位描述直接相关,能体现您在该角色中的潜力,且对您职业生涯的发展产生了重大影响。

此外,在撰写求职信时,适当引用工作描述中的短语是一个很好的策略。这样做可以直接向招聘者展示你对这份工作的关注和了解。不过,光是引用这些短语还不够,你还需要考虑整体结构和论点的构建。

比如,如果职位描述中提到「必须具备协作精神,能够与分布式团队无缝合作」,你可以在求职信中提到:「在我目前的职位上,我与跨时区的大团队合作,因此我深刻理解在这个职位上成功所需的分布式团队合作经验。」这样的表达既展现了你的相关经验,又直接回应了招聘广告中的具体要求。

结尾段落

在求职信的结尾部分,首先向雇主表示感谢,感谢他们花时间阅读您的信件并考虑您的申请。接着,如果您的简历中有任何需要澄清的细节,比如因照顾生病的亲人而出现的就业间隙,您可以在这里简要说明。最后,总结一下您的资格,并表达您愿意进入招聘流程的下一个阶段的意愿。这样的结尾既礼貌又有效,有助于留下良好的印象。

结束语和签名

选择一个既友好又正式的结束语,并签上您的名字和姓氏。您可以考虑的结束语包括:

Sincerely
Regards
Best
Respectfully
Thank you
Thank you for your consideration

避免使用如「Cheers」、「Warm regards」或「Yours Truly」等过于随意或亲昵的结束语。

如果您提供的是纸质版求职信,请手写签名并附上完整的姓名。

哈佛大学教你如何撰写英文 Cover Letter 求职信
哈佛大学教你如何撰写英文 Cover Letter 求职信
求职信在找工作过程中扮演着重要的角色,因为它是你与潜在雇主沟通的第一步,同时也是你展示自己资质和潜力的机会。

求职信的字体

字体的选择应保持简单和专业。推荐使用 Arial 、 Calibri 、 Verdana 这样的基本字体,避免使用过于花哨或装饰性的字体。

此外,由于许多雇主会使用申请人跟踪系统(ATS),这类软件会根据关键词、技能、职位标题等字段自动对工作申请进行排序。复杂的字体可能会导致软件难以正确阅读您的信件,从而影响您的申请。

建议使用 10-12 号的字体大小,以确保文档易于阅读。通常情况下,求职信中的字体和字号应与简历中的保持一致。这样做不仅有利于维持专业形象,也有助于确保文档格式的一致性。

求职信的间距

适当的空白处可以让招聘经理更加容易快速阅读。请按照以下的准则来设置间距:

  • 求职信的行间距应该使用单行间距。
  • 在各个部分之间,比如联系信息、称呼、开头段落、中间段落、结尾段落以及结束语之间,都应该加入一个空行。无需对任何段落进行缩进。

这样的排版方式既整洁又专业,有助于增强求职信的可读性。

长度指南

求职信要简洁明了,最好控制在一张纸的三个段落内。如果确实需要,您可以添加额外的中间段落,但也要先考虑是否有可能用更少的词汇来传达相同的信息。精简而准确的表达不仅能更好地吸引雇主的注意,还显示了您的沟通效率。

边距和对齐

在排版时,文本设置为左对齐,使用标准的 1 英寸边距。这是最常见的格式,既专业又易于阅读。

如果信件内容超过一页,建议先审阅内容,看是否有可以精简或删除的部分。保持求职信的简洁性非常重要,雇主可能没有时间阅读过长的信件。

如果实在无法删减,可以考虑将边距稍微缩小至 3/4 英寸或 1/2 英寸。但请注意,边距不应小于 1/2 英寸,以避免给人拥挤或杂乱无章的印象。这样的调整可以保持求职信的简洁性,同时确保信息完整。

文件格式

当提交求职信时,请确保文档保存在兼容的格式,比如 Word 文档(.doc 或.docx)或 PDF 格式。申请人跟踪系统(ATS)会解析您的求职信,以上格式通常与大多数系统兼容。

此外,给文件起一个合适的名字也很重要。建议使用「名-姓-求职信」的格式命名文件,例如「David-Huang-cover-letter.doc」。这种命名方式既清晰又专业,有助于招聘人员更容易地识别和管理您的文件。

针对职位定制内容

在撰写求职信时,针对每个职位定制内容是非常关键的。这一点对于简历同样适用,但对求职信来说尤其重要,因为求职信的核心在于阐述理由,展示您为何适合这个职位。

如果您只是发送通用的求职信,而没有考虑特定的受众,那么您的论点就不够有力。您需要深入思考如何根据自己过往的经验,有针对性地展示自己为何能胜任这个职位,以此来说服雇主。

如果没有明确地将自己的过往经验与申请的职位联系起来,说明这些经验如何为您未来的成功打下基础,那么您的求职信就缺乏说服力。因此,为每个职位量身定做求职信非常重要。

范例和模板

著名求职招聘网站 indeed.com 有很多模板,并且按照职位分类,请点击这里查看。比如下面这封是 Computer Technician 的求职信范例

David Wang
Baltimore, Maryland
410-555-0165
david.wang@email.com

Jan 11, 2024

Space Digital

Dear Hiring Manager,

I’m thrilled to apply for the offering position of Computer Technician at Space Digital. I’ve been looking forward to a direct technician job opportunity since I graduated from Waterfalls School of Computer Technology in March last year. As someone who’s been working with computers since I was young, I’m excited about the prospect of working at Space Digital, and I believe I have the professional training and experience to be a positive addition to your company.

Besides graduating from Waterfalls School of Computer Technology, I am a Cisco-certified technician with additional certification in Network+ and CompTIA A+. As part of my extensive education, I gained full training in diagnosing and troubleshooting issues with Cisco’s unified computing systems, services, routers and switches. Outside an educational environment, I have several years of experience setting up servers, networks and personal machines. I also took part in the national vocational competitions my college participates in each semester, where I placed first in the networking contest.

I started in an entry-level position as an IT Assistant at Programmable Pursuits in my professional career. My primary responsibilities are using the proprietary chat software to respond to customer inquiries and resolve issues with their computer programs. During my time in this position, I used my communication and customer service skills to interact with clients directly and help them overcome their technology challenges. Based on excellent customer feedback, I advanced to a position as a technician assistant, where I worked with professionals to repair computers directly.

Thank you for taking the time to consider my application. I look forward to gaining the opportunity to further discuss my skills, background and expertise in computer technology. I feel like this position and Space Digital can put my skills to good use to advance my career and help others in the process. Feel free to contact me at the information above.

Thanks again,

David Wang

15 个需要避免的错误

  1. 不遵循申请指南。
  2. 使用错误的格式。
  3. 讨论您寻找新工作的原因。
  4. 对每个职位都使用相同的求职信。
  5. 在未先了解公司和职位的情况下写信。
  6. 提及不相关的工作经验或缺乏经验。
  7. 未能突出您最强或最相关的技能。
  8. 只关注工作职责而非成就。
  9. 提及薪酬期望。
  10. 未能为自己的陈述提供支持。
  11. 求职信中未使用关键词进行优化。
  12. 重复简历中的信息。
  13. 使用不当的语气或风格。
  14. 结尾未包含强有力的行动号召。
  15. 提交求职信前忘记校对。
维尼爸

哈啰,大家好!我是「美国攻略」的购物和理财版小编 🐻 维尼爸。我生活在美国东海岸的一个小镇。喜欢琢磨,持续学习。

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