给教授写英文邮件的注意事项

前几天我需要给一名素未谋面的音乐教授写邮件;原因是我家 Ethan 在某钢琴比赛获奖,主办方说会有 certificate 和奖金,但很长时间过去了我们还是未收到,我们的钢琴老师恰好认识其中某位教授,于是介绍我们写邮件去问问。类似的情形大家可能在生活和学习中也会遇到,下面编译(有改写/补充)一篇科罗拉多大学助理教授 Mark Tomforde 的文章:《给教授写电子邮件的礼仪》,供大家参考。

下面这张来自 phdcomics.com 的漫画形象地列举了给教授/老师/助教写邮件时不应该犯的那些错误,包括过于随意的打招呼方式(hey 、还小写了)、过于随意的网络用语/缩写(lol/btw)、拼写错误、语法错误、没有署名等。

图:phdcomics.com

记得用学校邮箱或正式的邮箱地址

大学都会给每个学生设置一个学校的邮箱,记得要用这个邮箱发邮件。如果你还没入学、必须得用自己的私人邮箱的话,申请一个名字比较正式的邮箱地址,比如 Lucy.Liu@gmail.com,那些中二时期的邮箱,类似 sweetcandy2233@hotmail.com 什么的、甚至发信人会显示为你火星文昵称的 QQ 邮箱,请放弃它吧。

邮件标题不可以为空

简明扼要的邮件标题能防止教授把你的邮件丢进垃圾箱,也能让教授更快的回复你。标题千万不可以留空,教授点删除键可比点开你的邮件更省力呢。

合适的标题:Questions about assignment XX for Math 1001 / ENGH 101 Final paper questions 不合适的标题:Enquiry / Absence / (blank)

用适当的称呼

邮件的开头,一定要有礼貌的称呼,不能像发短信一样随便。有些教授很在乎博士头衔,发邮件前先去学校网页找找这位教授的介绍,看是否写着 Dr. XX,或是 XX (Ph.D)。假设有一位 John Smith 教授,如果他有博士头衔,那么就写 Dear Dr. Smith 。如果你实在不清楚他有没有博士头衔,那么就称呼他为 Dear Professor Smith —— 不要用 Mr. (Mrs./Ms.) Smith,不够尊重,即使教授没有生气,也会对你留下不谨慎的印象。

当你和教授很熟了,也可以写 Hello Dr. Smith / Hi Dr. Smith 。只有教授明确告诉你:叫我 John 就行,才可以用 first name 称呼他。

正确的称呼:Dear Dr. Smith / Dear Professor Smith / Hello Dr. Smith 错误的称呼:Hey Professor Smith / Hi Smith / Hello John

还有一点很多人没注意,就是当你需要向两位教授询问同一件事情时,比如要推荐信,务必分开一封一封的发。称呼也要相应的更改,不要把两位教授都写在收件人栏里,更不要两位教授一起称呼。你有求于人时,群发很没礼貌,教授们也不知道是否应该等另一位教授先回复你了,他再回复你。

正文清楚简洁

正文不需要寒暄太多,也不要分享自己的私生活。教授那么多学生,他不一定知道发件人是哪个课的学生,开头先简单介绍一下自己是谁。

开头可以写:My Name is Lucy Liu. I’m a first-year student in Mathematics 1001.

然后直接表明来意:I have some questions about… / I am writing to enquire about…

如果你有好几个问题想问,可以用 bullet-points 或数字逐条列出,这样更容易阅读,不要长篇大论。

不要做伸手党

不要问一些显而易见、能在教学大纲里找到的信息。笔记不完整,先找同学借;作业不会做,先看课本有没有例题;Due day 不清楚,查教学大纲或问同学。必须要问教授的话,也要先解释你确实有尝试寻找答案,但实在找不到、需要进一步澄清了,才写给教授。

不要用 Emoji 或缩写

特别是用手机发邮件的时候,一不小心自动拼写就给你出个 emoji,要检查。除非是专业相关的缩写,否则不要用缩写,比如 lol, btw, wanna, gonna,其实 lol 全称也不应该出现在正式邮件中。给教授发邮件和朋友聊天不同,不要用网络词。

不要向教授做过分的要求

不要理直气壮地向教授讨便利,要分数,要求补考,教授帮你是情分,不帮是本分。如果是因为自身的一些情况,需要向教授请求某些便利,语气要礼貌,不要说 I want to… 甚至少用 I would like to… 。有一个法则叫「消极礼貌」(negative politeness),就是先提一句我知道教授非常忙,可能没有办法满足我的请求,然后用 if 语句和过去式 was, would, could 等。实在要用 I want to,也必须用过去式 I wanted to,英国的小伙伴告诉我,过去式表示礼貌。

礼貌的语气:I was wondering if + 请求的内容 / Would it be possible + 请求的内容 不礼貌的语气:I want to… / I need to… / Can you please…

结束语、问候和签名

最后要感谢教授抽出时间帮助你,可以简单写一句 Thank you for your time. 然后加一句问候语:Best regards / Sincerely. 最后写上全名,还可以加上 student ID(不加也不是什么大问题)。用手机发邮件的话,记得要把那句系统默认的 Sent from my iPhone 删去。

礼貌的结束语:

Best regards,
Lucy Liu (Student ID: 123456)

不恰当的结束语:

Cheers,
Lucy

检查拼写、语法和格式

发出去前,检查是否有错误!如果你的邮件充满了错字,这说明了两件事:一,你没文化,二,你不在乎收件人,这都不是你想传达给教授的吧。其实免费版的 Grammerly 就能检查错误拼写和语法了,挺好用的呢。

英语写作辅助神器 Grammarly|拼写/语法/用词/语调等纠错

教授回信了或教授忘记回信怎么做

教授除了教学,还有很多事情,可能一两天才会回复你的邮件。当教授回复了你的问题,或者给了你需要的资料时,记得回一封简短的感谢句子,表示你已经收到资料,非常感谢教授的帮助云云。

如果好几天教授都没有回信,你想要提醒一下教授,这就有技巧了。多久没收到回信才可以发一封提醒信呢?一般来说,等待 48 小时是最基本的,遇到周末、节假日,再适当延长几天。最重要的是,事情要说清楚又不能显得咄咄逼人。不要直接在原本的邮件上回复教授,会显得 pushy,应另起一封。也不要直接问你收到我上一封邮件了吗,应该委婉地提起 「我知道您的日程很忙,我上一封邮件(日期)的问题还请您拨冗解答一二」 等等。

主题:Follow-up about + 你要问的事情
正文:I hope all is well. I wanted to follow up on my email from + 上一封邮件的日期. I understand you have a busy schedule, and I would be very grateful if you could + 你要问的事情. I look forward to hearing from you soon!

然后加上适当的结尾,记得签全名。

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