美国新人入职之背景调查和税务信息

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我是 L-2 配偶签证,之前介绍过自己如何零经验在纽约找到满意工作,参见这篇文章。拿到 offer 后还不能松懈,要配合雇主对自己的背景调查,以及准备提交给雇主的各类表格。

背景调查

美国公司发的 offer 通常都是 contingent upon back ground check,含义是「只有通过雇主的背景调查、该 offer 才有效」,若背景调查发现问题,比如说履历造假,那么雇主可以撤销该 offer。在美国买房时也有类似的 contingency 条款,参见这篇文章解释。下面这段话摘抄自我拿到的一份 offer,供大家参考:

Your employment and continued employment is contingent upon the verification of the information you will provide on the “Background Investigation Consent” form and other related employment and educational data listed on your “Employment Application” and other materials submitted on behalf of your candidacy. Verification of your background (i.e., experience, education, references) is done by an outside investigation firm and normally takes 3-5 days to complete all background checks.

即便是入职之后,公司若发现履历造假等问题,仍然可以开除员工。实际上,除了 Montana 州以外,美国绝大部分工作是 at-will employment,雇主可以因为任何理由解雇员工,也可以无需任何理由而解雇员工,只要没有种族、宗教、性别歧视等违法行为。

雇主一般会请第三方公司进行背景调查。从我的经验看可能要提供以下信息:

  • 基本资料:姓名、出生日期、SSN 等。
  • 教育背景:从大学填起,最好留下校办事处的电话和邮箱。
  • 工作经验:需要填写前雇主人事部信息。
  • 推荐人:一般要填写3人以上,可选择以往的上司、同事、下属、或客户。

如果教育背景和工作经验在海外的话,背景调查需要1周以上的时间。可能是外国人身份、以及大学和前工作都不在美国的缘故,我被要求补交了以下资料:

  • 护照复印件。
  • 毕业证书。

填写推荐人的时候请留意:在提交联系方式给背景调查公司之前,出于基本礼貌一定要先和推荐人打声招呼、并征得对方同意,这样也可以保证推荐人不会给予过于负面的评价。

至于选谁做推荐人,请小心斟酌一下。我选择的一位前上司,因为工作太忙竟然一直忽略了背景调查公司发来的邮件。在入职前几天,我收到背景调查公司的邮件要求我去跟进一下,与亚洲的时差也导致了更多耽搁,直到我入职前一天才完成了背景调查。并且,我这次的背景调查公司不允许更换推荐人,所以一旦选择了就必须要求对方及时给予反馈。

I-9 表格

I-9 表格是 Employment Eligibility Verification,目的是核查申请人是否有合法的身份在美国工作,员工只需填写第一页的个人基本信息,打印好全部4页表格后提交给雇主。第四页上列明了入职第一天需要携带的个人身份以及工作许可证明。

W-4 表格

W-4 表格是 Employee's Withholding Allowance Certificate。美国税法是 pay as you go,即有了收入就要交税,并不是财年结束后一次性交齐就行了。如果是 self-employed,每季度都需要使用 Form 1040-ES 预缴税,参见这篇文章;如果是在公司上班,则雇主根据你的 W-4 表格先扣税。

不管是哪种情况,财年结束之后报税,IRS 以及州政府会多退少补你的联邦税和州税。因此,W-4 怎么填并不会让你多缴税或者少缴税。但这并不意味着 W-4 就可以随便乱填:若预缴税额不够,不但报税的时候别人拿退税、而你需要补税、给自己增加经济压力,并且 IRS 还会罚款,大约相当于(所欠金额 × 所欠时间 × 4%),参见这篇文章解释。

W-4 表格员工只填写第一页虚线以下信息,打印好后给雇主。若中途身份变动,如结婚、生子等,向雇主更新 W-4 表格即可,预扣金额会随之调整。下面解释几个常见问题。

(5) Total number of allowances you’re claiming

Allowances 指减税资格,如小孩及其他被抚养人等。Allowances 数字越大,抵税额度越高,雇主在工资里预扣员工的联邦所得税就越少。

Allowances 应如实计算与填写,否则到年底报税的时候不但有欠款,还会被罚款,参见上文解释。表格第一页的概要中明确指出:If you have too little tax withheld, you will owe tax when you file your tax return, and you might owe a penalty.

Allowance 一律填零是个懒人办法,若你本来有多个 allowances 但是填写0,结果会多预扣税,导致每次到手工资的可支配现金额下降,白白放弃了利息等可用于投资的机会。虽然最终多缴的税会被退还,但这并不是明智的做法。

(6) Additional amount, if any, you want withheld from each paycheck

可以根据 W-4 表格的第3、4页来计算自己的 allowance 数目和是否需要追加预扣金额。IRS 官网上有一个计算器,非常好用,不仅算出 allowance 和所需追加预扣金额,还提供一年所需缴纳的联邦所得税估测金额,参见这里。若用网上计算器还是不能安心,还可以查一下联邦所得税的扣税原理并自己推算,参见下文。

申请免交预扣税

如果要申请免除缴纳联邦所得税,可用此表格查看是否符合标准:https://www.irs.gov/media/167566

IT-2104 表格

IT-2104 表格是纽约州的 Employee's Withholding Allowance Certificate。填了 W-4 表格以后,IT-2104 表格就感觉游刃有余了。这个表格决定雇主需要预扣员工多少纽约州所得税,如果居住在纽约市或者杨克斯城,还需要另外缴纳地方税。

税率和纳税额估算可参考 SmartAsset。我在网上没有找到官方计算器功能,可使用表格第三至第七页来计算。

Bonus:联邦所得税的计算方式

我们用一个简单的例子来说明。假设:

  • 已婚双职工、没有孩子、年薪分别是10万和5万。
  • 每两个星期发一次薪水。美国大部分公司要么每月发两次、要么每两周发一次。
  • 每个 paycheck 存$500/$300到401 (k) ,相当于薪水的 13%/15.6%,这是很高的比例,多存点钱养老有保障。401(k) 上限参见这篇文章
  • 每个 paycheck 支付医疗保险$80/$50。
  • 已婚夫妇在绝大部分情形下应选择夫妻共同申报 married filing jointly、抵税额更高。

2018年标准抵税额(standard deduction)为[来源]

报税类型 标准抵税额
Single $12,000
Married Filing Jointly / Qualifying Widow(er) $24,000
Married Filing Separately $12,000
Head of Household $18,000

2018年夫妻联合报税的联邦个人税税率为[来源]

应税收入
Taxable Income
适用税率
Tax Rate
$0 – $19,050 10% of taxable income
$19,051 – $77,400 $1,905 + 超出 $19,050 部分 × 12%
$77,401 – $165,000 $8,907 + 超出 $77,400 部分 × 22%
$165,001 – $315,000 $28,179 + 超出 $165,000 部分 × 24%
$315,001 – $400,000 $64,179 + 超出 $315,000 部分 × 32%
$400,001 – $600,000 $91,379 + 超出 $400,000 部分 × 35%
$600,001 or more $161,379 + 超出 $600,000 部分 × 37%

401(k) 和医疗保险不交个人所得税;全年共发26次薪水;2018年夫妻联合申报的标准抵税额为24,000;应税收入为 150,000 - (500 + 80 + 300 + 50) × 26 - 24,000 = 101,820,适用第3档税率,应税 8,907 + (101,820 - 77,400) ×  22% = 14,279.40,与我用 IRS 网站的计算器得出来的结果一致。

请注意,这里计算的只是联邦个人所得税,在美国生活还需要缴纳社保税(FICA),大部分州还要收一轮 state income tax,有些城市、郡还要再收一轮 local income tax。

作者介绍

本文由 Chuhan Huang 投稿。作者在泰山脚下出生,13岁移居广州,大学留学日本后入职日本最大的证券公司。工作近7年,于2018年6月随老公移居纽约。

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生于湘西农村,毕业于北京大学,曾在广东省中山电视台、北京盛唐传扬公关公司、迪思传媒集团工作,2012 年底搬到美国首都华府,两个儿子都在 Arlington 出生,先后在 Falls Church 和 Vienna 买了两套房。「美国攻略」给新移民提供实用可靠的美国生活信息,很多是亲身经历。如果你经常网上购物,记得用 Rebate 返利,我几年来返了5万多美元。回国探亲请参考《回国礼物攻略》。另外,我还撰写博客「戴睿可美国日记」,偶尔在微信上发一些琐事。如果你觉得本站内容有用,欢迎点击这里订阅

2 条评论

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  1. "全年共26周"?应该是52周吧,紧跟着的计算也因此有误。

    CDX 2019-01-07 21:42:00 # 回复
    1. @ CDX: 该例子假定「每两个星期发一次薪水」,文中有说明。已经修改此处措辞以免误解。谢谢反馈!

      Derek Yang 2019-01-07 21:55:03 # 回复